Principales fonctionnalités
Utilisations possibles du programme classées par grandes catégories
Ouverture du FEC dans Excel
Au départ, le formulaire de conversion du programme Héliodor permet d'importer facilement dans Excel le fichier
des écritures comptables, ou FEC, que vous sélectionnez et qui est au format texte.
Toutes les lignes d'écritures du FEC sont alors stockées dans une feuille Excel nommée "FEC" au format normal et une autre feuille
présentée en forme de tableau. Certaines colonnes sont ajoutées aux colonnes du FEC pour faciliter les tris et les recherches et
utiliser les fonctionnalités d'Heliodor.
Les filtres habituels d'Excel, ainsi que les segments dans la feuille tableau, sont activés et permettent des filtrages. Un filtre
avancé est aussi utilisable dans la feuille FEC. L'utilisateur peut aussi bien entendu créer des tableaux croisés dynamiques
dans Excel selon les critères qu'il sélectionne dans la feuille FEC.
Les lignes et données sélectionnées lors d'un filtrage sont enregistrables facilement par une fonction de sauvegarde automatisée,
soit dans une nouvelle feuille du même classeur Excel, soit dans un nouveau classeur Excel.
Contrôles comptables
Des contrôles comptables usuels sont disponibles après création de la feuille des écritures-lignes (fonctionnalité spécifique
d'Heliodor).
Ces contrôles permettent de simplifier les travaux d'arrêté des comptes, et sont une source d'information pour l'audit.
Figurent dans la liste des contrôles présents : la détection d'écritures passées en double,
le récapitulatif des écritures d'inventaire, les soldes non apurés en comptes d'attente, la recherche d'anomalies potentielles
(charges au crédit, produits au débit, écritures avec TVA non déduite ou non collectée, TVA à un taux inhabituel, comptes de
charge ou produit atypiques par rapport aux comptes auxiliaires utilisés, montant de TVA dans chaque écriture, via la liste des
écritures sur une seule ligne, TVA incluse dans les soldes des comptes de tiers, balances agées...
Les résultats des test sont listés à la fois sous forme d'écritures sur une seule ligne, avec une colonne pour chaque compte et des montants signés,
et sous forme d'écritures traditionnelles sur plusieurs lignes, avec des montants débit-crédit.
Editions comptables dans Excel
Pouvoir disposer dans un même classeur Excel, et d'un seul click, de toutes les éditions comptables : grands livres généraux et
auxiliaires, balances et journaux, est pratique et fait gagner du temps.
La mise en page simplifiée rend la lecture des comptes assez facile. Avec l'outil de recherche / extraction décrit ci-après,
la recherche d'informations ou d'écritures dans ces éditions est rapide, ainsi que la sauvegarde des données.
Les montants sont présentés de deux manières possibles : montants signés ou montant débit-crédit sur deux colonnes. Des liens permettent
de naviguer entre les comptes des balances et des grands livres, et entre les comptes des grands livres et des grands livres non lettrés.
Il est également possible d'éditer les journaux centralisés et le journal général, ainsi que des balances mensuelles.
Comparer deux FEC
Au moyen de cette fonction, deux fichiers Excel contenant chacun un FEC déjà importé sont sélectionnables et produisent des balances
générales et auxiliaires comparées, ainsi qu'un journal général comparé. Les changements éventuels de libellé de compte ou de compte
auxiliaire sont mis en évidence. Si les deux FEC concernent la même société sur le même exercice, il est possible d'extraire les écritures
supplémentaires qui font le passage de la première version à la deuxième version du FEC.
De multiples raisons peuvent conduire à souhaiter une comparaison entre deux FEC. Il y a bien-sûr l'analyse de l'évolution d'une société
sur deux exercices, et aussi le cas où il y a eu deux arrêtés de compte successifs : toutes les modifications survenues entre les deux versions
sont ainsi détectées.
Fonction recherche / extraction
Une fonction de recherche spécifique est proposée dans le programme, et utilisable dans les fichiers qui peuvent être créés
par Heliodor. Elle est similaire à la fonction recherche d'Excel : les éléments recherchés peuvent être des nombres ou des
chaînes de caractères, qui forment tout ou partie des mots, des phrases ou des chiffres recherchés.
Toutes les lignes de la feuille Excel qui contiennent l'élément recherché sont extraites et recopiées dans une nouvelle feuille,
ce qui n'est pas possible de façon simple avec la fonction recherche standard d'Excel.
On peut aussi demander la liste de tous les mots figurant dans une colonne d'une feuille Excel, classés par ordre d'occurrence,
ainsi qu'un nuage de ces mots. Il est facile ainsi de faire une analyse rapide des libellés d'écriture.
Outils génériques
Différents outils, utilisables dans tous les classeurs Excel, sont fournis avec le programme. Par exemple :
- impression dans un fichier PDF
- création d'un sommaire des feuilles du classeur en cours
- calcul automatique du montant de la TVA et du hors taxe, à partir du montant TTC
- fonctions pour se déplacer ou sélectionner des cellules dans une feuille avec beaucoup de lignes et colonnes, comme c'est
le cas en général avec les FEC.
- fonctions de formatages divers
