Présentation

Héliodor est un outil complémentaire des logiciels de comptabilité

Heliodor est un complément Excel qui importe
les données des FEC pour l'analyse
et le contrôle des comptabilités

Les différentes fonctionnalités d'Heliodor permettent d'avoir une vue très détaillée de l'ensemble d'une comptabilité, dans un objectif d'auto-contrôle des écritures passées ou d'audit des comptes.
Le fichier des écritures comptables (FEC) existe depuis 2014. Il est obligatoire et sert à l'administration fiscale pour certains contrôles. Il est généré par le logiciel de comptabilité, que ce soit celui de l'entreprise ou celui de son expert-comptable. C'est cette source d'information toujours présente qui est utilisée par Heliodor.
L'objectif n'est pas de vérifier la conformité légale des FEC - il existe des outils officiels (gratuits) pour cela - ni de tester de manière automatisée la cohérence ou l'exactitude de la comptabilité et des écritures : la régularité formelle des comptes est ici présumée.
Le principal intérêt d'Heliodor est de rendre accessibles les données comptables, dans un tableur, et sous une forme exploitable et maîtrisable. A partir de là, il est facile de mettre en place tel ou tel contrôle d'audit, de révision, ou des tests sur mesure au gré des utilisateurs.

Plus en détail

Description des principales fonctionnalités

Aucune connaissance particulière d'Excel n'est nécessaire, en dehors d'une certaine habitude d'utilisation

Ouverture du FEC dans Excel ("FEC Excel")

C'est le point de départ : choisir un fichier texte FEC et l'ouvrir dans Excel grâce au formulaire de conversion du programme Héliodor.
Toutes les lignes d'écritures du FEC sont stockées dans une feuille Excel au format normal et une autre feuille au format tableau. Ce premier fichier Excel ("FEC Excel") est sauvegardé dans le dossier que vous choisissez.
Certaines colonnes sont ajoutées aux colonnes du FEC pour faciliter les tris et les recherches et utiliser les fonctionnalités d'Heliodor.

Présentation des écritures sur une seule ligne (écritures monolignes)

A partir du fichier "FEC Excel" généré préalablement, un nouveau classeur est créé où toutes les écritures sont présentées sur une seule ligne, avec une colonne pour chaque compte. Le taux de TVA y apparaît en clair dans une colonne.
Des fonctions de filtrage et de recherche sont disponibles. Il est également possible d'éditer un grand livre auxiliaire avec les montants HT, TTC et la TVA (contrôle de la TVA inclue dans les comptes de tiers)

Filtrage des écritures

Les filtres d'Excel, ainsi que des segments pour la feuille tableau, sont activés et permettent le filtrage classique par colonne. Les lignes sélectionnées par un filtrage peuvent être sauvegardées de façon simple, soit dans une nouvelle feuille du même classeur Excel, soit dans un nouveau classeur Excel.

Editions comptables dans Excel

A partir du classeur Excel des écritures comptables ("FEC Excel"), il est possible de demander des éditions comptables complètes : grands livres généraux et auxiliaires, balances, journaux, avec création d'un nouveau classeur Excel.
Les montants peuvent être présentés de deux manières : montants signés ou débit/crédit.

Fonction recherche

Une fonction de recherche spécifique est proposée pour sélectionner dans les fichiers qui peuvent être créés par le programme : FEC, écritures monolignes ou éditions comptables, les lignes qui contiennent un élément recherché, que ce soit un mot ou un nombre. A la différence de la fonction recherche d'Excel, les résultats de la recherche sont stockés et accessibles dans une nouvelle feuille du classeur.

Gestion des numéros d'écriture

Selon les logiciels comptables ayant générés les FEC, il arrive que plusieurs écritures soient regroupées sous le même numéro.
La fonction de dissociation des écritures regroupées, à partir du classeur initial "FEC Excel" a pour objectif d'avoir autant que possible un numéro par écriture. La dissociation est automatiquement activée pour générer les écritures monolignes ce qui est indispensable pour que le taux de TVA apparent des écritures soit pertinent.

Filtre avancé

Les filtres d'Excel, ainsi que des segments pour la feuille tableau, sont activés et permettent le filtrage classique par colonne. Les lignes sélectionnées par un filtrage peuvent être sauvegardées de façon simple, soit dans une nouvelle feuille du même classeur Excel, soit dans un nouveau classeur Excel.

Outils

Différents outils, utilisables dans tous les classeurs Excel, sont fournis avec le programme. Par exemple :
- impression dans un fichier PDF
- création d'un sommaire des feuilles du classeur en cours
- calcul automatique de la TVA à partir du montant TTC
- fonctions pour se déplacer ou sélectionner des cellules dans une feuille avec beaucoup de lignes et colonnes, comme c'est le cas en général avec les FEC.

Exemples d'utilité pratique du programme

Editions au format Excel

Disposer d'une édition comptable complète (journaux, comptes, balances) dans un seul fichier Excel peut servir à de multiples usages. On peut citer le lettrage basé sur l'examen des grands livres non lettrés avec des aller-retours entre le logiciel comptable et Excel.
Ces éditions peuvent servir à conserver des données accessibles, les stocker, les transporter avec soi (attention aux divulgations involontaires d'informations), les communiquer à des tiers via des impressions PDF etc.

Classement des écritures par taux de TVA

La feuille des écritures monolignes liste chaque écriture sur une seule ligne, comme son nom l'indique. Une colonne de la feuille fait ressortir le taux de TVA de l'écriture. L'analyse de la TVA par écriture devient simple, par exemple en faisant des filtres ou des tris sur cette colonne taux de TVA.

Compilation de plusieurs FEC

Plusieurs FEC importées grâce à Heliodor peuvent être copiées manuellement dans Excel les unes à la suite des autres, par exemple les FEC d'une même société sur un certain nombre d'années. Si l'on supprime les à-nouveaux à l'exception de ceux de l'année la plus ancienne, on obtient une comptabilité sur plusieurs années. C'est une base de données appréciable, et aussi un moyen de conserver des archives.