Installation
Une notice d'installation est fournie avec le programme.
Le programme, une fois obtenu par un message email, s'installe assez simplement, comme les macros complémentaires Excel.
Un onglet "Heliodor" est visible sur le ruban Excel permet d'accéder facilement à l'ensemble des fonctionnalités.
Ouverture du FEC dans Excel ("FEC Excel")
Le bouton à gauche du ruban "Ouvrir un FEC dans Excel", lance un formulaire avec lequel on sélectionne le fichier texte à
importer, le dossier dans lequel on souhaite le sauvegarder, le nom choisi et le format de codage de caractères. Seul le
choix du fichier texte est obligatoire, les autres champs à remplir peuvent être gérés avec les options par défaut.
Toutes les lignes d'écritures du FEC sont stockées dans une feuille Excel au format normal et dans une autre feuille au format
tableau.
Résultats de l'importation d'un FEC
1/ Feuille principale
Les filtres sont activés et quelques colonnes sont ajoutées comme le mois, les montants signés, les comptes en 6, 3 et 1 chiffres
2/ Feuille Tableau
Les segments automatiquement créés permettent un filtrage plus commode
Filtres et recherches dans la feuille FEC
1/ Filtrage classique
Les filtres d'Excel sont déjà un bon moyen de sélectionner des lignes et des données. Les sélections sont faciles à stocker
avec la fonction sauvegarde du filtrage dans un nouvel onglet ou un nouveau classeur.
2/ Filtre avancé
Les filtres avancés sont simples à utiliser avec les fonctions disponibles : création d'un filtre avancé dans un onglet spécifique,
application du filtre après remplissage manuel de la zone de critères, sauvegarde du filtrage dans un nouvel onglet ou un
nouveau classeur, annulation du filtre.
3/ Recherche
La fonction recherche d'Heliodor est similaire à celle d'Excel. Il suffit d'entrer dans la zone de saisie tout ou partie d'un élément
recherché, texte ou nombre. Il est possible de faire une recherche sur la feuille entière ou seulement sur des colonnes,
des lignes, ou des zones sélectionnées.
A la différence d'Excel, toutes les lignes où l'élément recherché apparaît sont extraites et stockées dans un nouvel onglet
(lignes entières).
Gestion des numéros d'écritures
La colonne "EcritureNum" des FEC n'est pas toujours représentative de la succession des écritures. Il arrive que les écritures
ne soient pas suffisamment différenciées avec ce numéro : incidence du paramétrage du logiciel ayant généré les écritures, ou
de rajouts de lignes ultérieurs à la saisie de l'écriture d'origine.
Avec la renumérotation automatique, la dissociation des écritures regroupées est possible. Le retour au numéro d'origine est ensuite
également possible.
L'utilité de cette fonction est par exemple de clarifier la liste des écritures, de connaître leur nombre, d'extraire plus facilement
certaines écritures etc.
Editions comptables
Cette fonctionnalité permet de générer une édition comptable complète au format Excel, regroupée dans un seul classeur, des
journaux, balances générales et auxiliaires, grands livres généraux et auxiliaires, lettrés et non lettrés.
Deux formats sont prévus pour cette édition : montants signés dans une seule colonne ou montants débit et crédit dans deux
colonnes différentes.
L'intérêt d'une telle édition dépendra des besoins des utilisateurs : disposer d’une édition complète sur un support
transportable, travailler hors connexion, réaliser des extractions partielles mises en forme exactement selon l'information souhaitée,
vérifier l'avancement de la saisie comptable, finaliser des lettrages avec les grands livres non lettrés, audit et révision de
comptabilités, calculs et statistiques divers basés sur les données comptables etc.
• Editions comptables complètes
Un classeur des éditions comptables est créé dans le même dossier que le classeur FEC, avec un sommaire et une feuille pour
chaque état comptable :
Exemple d'impression de balance :
Exemple d'impression de grand-livre :
Si l'on souhaite une édition comptable limitée par exemple à une période de l'année, il est possible de filtrer la feuille FEC, de sauvegarder
le filtrage puis de lancer l'édition à partir de ce filtrage.
• Journal centralisé et journal général
Une commande est prévue pour éditer, dans le même classeur que la feuille FEC, un journal général et un journal centralisé.
Pour ces états aussi, il est possible de limiter l'édition à certains comptes ou certaines périodes en actionnant les filtres de la feuille FEC.
Ecritures monolignes
La commande créer un tableau des écritures monolignes est actionnable à partir de la feuille FEC.
Le tableau des écritures monolignes consiste à aligner chaque écriture sur une seule ligne, qui comprend les informations normales comme la date,
le numéro de pièce, le journal, le numéro d’écriture, le lettrage. Les montants sous forme signée apparaissent dans différentes colonnes avec
une colonne pour chaque compte, le total des colonnes étant logiquement de 0. Deux colonnes sont ajoutées avec le montant et le taux de la TVA.
La TVA par écriture apparaît en clair et son taux est arithmétiquement vérifiable. C'est un bon moyen de détecter des taux incohérents éventuels
sur certaines écritures.
Chaque compte occupant une colonne, le tableau comporte donc beaucoup de colonnes à droite. Il devient plus lisible si l'on
sélectionne certaines lignes seulement avec les filtres (par date, par numéro de compte, par journal, par compte auxiliaire etc.),
et que l'on effectue une sauvegarde du filtrage, qui élimine toutes les colonnes vides.
Par exemple voici le résultat d'un filtrage sur un seul compte de charge (compte 6282) :
Autres fonctions - écritures monolignes
Il est possible d'éditer des écritures monolignes seulement pour certains journaux sélectionnés, de faire des recherches comme
dans la feuille FEC, de filtrer la feuille des écritures monolignes par classe de comptes...
Grand livre auxiliaire avec TVA apparente
A partir de la feuille « EcrituresMonolignes », un clic sur cette rubrique du menu "Autres fonctions" créé des grands livres
auxiliaires lettrés et non lettrés (montants signés), avec des colonnes faisant apparaître le HT, la TVA et le TTC.
Cela peut être utilisé pour analyser la TVA incluse dans les comptes de tiers non lettrés et vérifier ainsi la TVA sur encaissements.
L'outil "Extraire la TVA sur le TTC" (voir section suivante) permet de compléter manuellement les lignes où la TVA
n'apparaît pas automatiquement, car venant par exemple du journal de banque :
Ensemble d’outils utilisables dans tout classeur Excel
Imprimer dans un fichier PDF
Avec cet outil, l’impression au format PDF d’une feuille Excel ou d’une zone présélectionnée d’une feuille Excel
est rapide et commode.
Des options simplifiées de mise en page et de remplissage des en-têtes sont disponibles.
Sommaire du classeur
En cliquant sur ce bouton, une feuille est créée en début de classeur avec la liste des différentes feuilles du classeur,
par ordre alphabétique.
Un lien hypertexte est présent dans les éléments du sommaire pour atteindre chaque feuille du classeur.
Extraire la TVA sur le TTC
Dans un premier temps, il faut sélectionner les cellules de la feuille Excel où se trouvent les montants TTC dont on veut
connaître le hors taxe. Il est possible de sélectionner plusieurs cellules à la fois.
L'outil « Extraire la TVA sur le TTC » consiste en un formulaire où l’on peut choisir le taux de la TVA. Après un clic sur
Valider, le montant de la TVA et le montant hors taxe s'affichent dans les deux cellules à gauche de la cellule sélectionnée.
Afficher le dossier en cours
L’utilisation de ce bouton permet de visualiser dans une fenêtre, le dossier où se trouve le classeur actif, le chemin de ce
dossier ainsi que les autres fichiers se trouvant éventuellement dans ce même dossier.
Déplacements - sélections dans la feuille Excel
Une douzaine de fonctions pour faciliter les déplacements, les sélections de cellules ainsi que les recherches sont proposées.
Dans les fichiers de taille importante, comme c'est souvent le cas des FEC, cela peut faire gagner du temps.
Formatage courant de nombres, dates et textes
Ce menu offre des fonctions de formatage très classiques, utilisées très fréquemment, de façon un peu plus accessible ou rapide
que le menu standard ou les formules d'Excel.
